最近紙に書いても結局やぶって捨ててしまうので最近ペンの代わりにスタイラスを持ってペーパーレスに。
Google Calendar + Toodledo & Pocket Informantで集中管理
スケジュールもタスクが最近増えてきたのでGoogle Calendar + Toodledo & Pocket Informantで集中管理するようになりました。
以前は手帳メインでリマインダーにGoogle Calendarを使っていたのですが、今は完全にスケジュールはGoogle Calendar、タスク管理をToodledoにして、スマートフォンで閲覧するためにPocket Informantを使っています。
アプリやサービスを導入しただけでは実際の仕事ややるべきことが整理される訳ではないので、自分なりにルールを作ってそれをルーチンでやるを徹底することにしました。
- 3週間分のスケジュールを把握する。
- 毎週(毎回)やることをリピートでタスクに入れる。
- タスクはやり始め(準備)・確認・完了の期日にわけて登録。
これらを実行することで何をするか迷うことや時間が何となく足りないと行ったことがなくなり、自分の全体の仕事量やスケジュール感がつかめるようになりました。
タスクをチェックしても遅れる場合はタスク内容をより細かくわける
なんとなくタスクを並べて仕事をしているだけで「仕事が決めた期日までに終わらない」が続いてしまう人はタスク内容を細かく区切り、タスクごとにかかる時間をまず理解してその時間に合わせたスケジュールを組むことをお勧めします。
「これはこのぐらいの時間でやりたい」という期日で決めてしまうと、結局遅くなってしまうことがあるので実際にかかる時間を目安に期日は決め、その後、どうやって「はやくするか」を考えるようにしないと、いつまでも非効率なまま時間だけが過ぎていきます。
ディレクション、進行管理をする場合は相手が理解できるようにすることに重点を置く
「依頼しないといけないことが出来たから」、「頼んだものがまだ出来上がらないから」と相手に押し付けたかたちで仕事を依頼すると見当違いのものが出来上がったり、予想以上に期日を過ぎてしまうことが出てくるので、何かプロジェクトのディレクションをする場合は、
- プロジェクト全体でどのぐらいの工数（タスク）・時間がかかるのか概算でまず出す。
- 実際にスケジュール・タスクを進行する中で依頼しないといけない事柄を抜き出し、あらかじめ担当に伝える。
- 進行中、スケジュール・タスクを見てずれると予想できる場合はその場でスケジュールを立て直す。
自分はそれら３点を気をつけて仕事を行うようにしています。
何度も同じ仕事をしている中であれば急な依頼でもいい仕事をしてくれる人はたくさんいると思うのですが、多くの場合、意図が分からない仕事を急に依頼されても、こちらの思い通りに仕事が進むことはないので、何か依頼することが必要になりそうになったときにあらかじめ伝える。つまりは「報告・連絡・相談」が要です。
どんなに便利なツールを使ってもスケジュール、タスクの管理はどうやって進行するかが要。ツールを導入する前に、手帳の種類をかえる前に、まずは自分のやり方を見直し、どうやって解決していくかを決めないことには何も変わらないのでツールの効果は期待できません。
結局のところ、自分がスケジュールタスク管理を電子化してよかったと思うところは、手帳を使わない分のスペースが空いたこととスケジュール管理をするもの（手帳やタスクシート）を忘れなくなったこと。管理面でのメリットと言えば、やり直しとルーチンワークの予定の複製が容易なこととスマートフォンさえ持ち歩いていればすぐ確認できるところ・・・ぐらい?
